学校法人広島文化学園

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広島文化学園個人情報保護規程

第1章 総則

(目的)

第1条 この規程は,学校法人広島文化学園並びにその設置各学校及びその付属施設(以下「本学園」という。)が個人情報を取得,利用,保管,その他の取扱いを行うについて必要な事項を定め,個人情報の適切な保護に資することを目的とする。

(定義)

第2条 個人情報とは,生存する個人に関する情報であって,その情報の中に含まれる氏名,生年月日,住所,電話番号等により特定の個人を識別することができるもの,又はその情報自体からは特定の個人を識別することができなくても,他の情報と容易に照合することができ,それによって特定の個人を識別することができることとなるものをいう。

2 前項の個人情報は,生存する個人に関する情報を全て含むものであり,理事,監事,評議員,職員又は学生等に関する情報に限られるものではなく,また,過去に本学園の職員だった者や,学生だった者等に関する情報も含まれるものであることに留意しなければならない。

3 個人情報データベースとは,個人情報を含む情報の集合物で,個人情報を容易に検索することができるように,コンピュータ又は帳簿などによって体系的に構成・整理したものをいう。

4 個人データとは,個人情報データベースを構成する個人情報をいう。

(理事等の責務)

第3条 理事,監事,評議員及び全ての職員(以下「理事等」という。)は,本規則その他の学園の諸規程及び個人情報保護委員会の決定する施策を遵守し,個人情報を保護する責務を負う。

2 理事等は,職務等により知り得た個人情報を,故意又は過失により,他に漏えい,滅失もしくは毀損,又は不当な目的に利用してはならない。その地位を退いた後においても同様とする。

3 学生に対して個人情報の適正な取扱いにつき適切に指導及び啓蒙活動を行うことに努めるものとする。

(個人情報保護の適用除外)

第4条 本規程は,個人情報を取扱う目的が学術研究の用に供する目的である場合には適用しない。ただし,その場合にも,できるかぎり本規程に準じて個人情報を取扱うようにするなど,個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な措置を講じるように努めなければならない。

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第2章 個人情報の取得,利用及び提供

(個人情報の取得)

第5条 個人情報を取得するに当たっては,その利用目的をできる限り具体的に特定し,利用目的の達成に必要な範囲で取得しなければならない。

2 前項の利用目的は,個人情報を取得する前又は取得後すみやかに,本人(当該個人情報から識別される特定の個人のこと。以下同じ。)に通知又は公表しなければならない。ただし,本人から直接に,書面(電子媒体を含む。)に記載された当該本人の個人情報を取得する場合には,利用目的は,公表することでは足りず,緊急の事態を除き,あらかじめ本人に通知しなければならない。

3 第1項の利用目的を変更する場合には,変更前の利用目的と変更後の利用目的とが相当の関連性を有すると合理的に認められるものでなければならず,かつ変更された利用目的を本人に通知又は公表しなければならない。

4 第2項及び前項後段の規定は次に掲げる場合には,適用しない。

  • (1) 利用目的を本人に通知又は公表することにより,本人又は第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合,及び学園の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合。
  • (2) 国の機関又は地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,利用目的を本人に通知し,又は公表することにより,当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。
  • (3) 利用目的が明らかであると認められる場合。

5 思想,信条及び宗教に関する個人情報,並びに社会的差別の原因となるおそれのある個人情報は,やむを得ない合理的理由がない限り,取得してはならない。

6 個人情報を取得するに当たっては,適法かつ相当な手段により取得しなければならない。

(個人情報の利用)

第6条 個人情報の利用は,その利用目的の達成に必要な範囲で利用しなければならない。ただし,次に掲げる場合は目的外利用をすることができる。

  • (1) 本人からあらかじめ同意を得た場合。
  • (2) 法令に基づく場合。
  • (3) 人の生命,身体,財産の保護のために必要がある場合であって,本人の同意を得るのが困難であるとき。
  • (4) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために必要がある場合であって,本人の同意を得るのが困難であるとき。
  • (5) 国の機関もしくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令を定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって,本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき。

(個人データの第三者提供)

第7条 個人データは,第三者に提供してはならない。ただし,次に掲げる場合は除く。

  • (1) 本人からあらかじめ同意を得た場合
  • (2) 次に掲げる事項をあらかじめ本人に通知するか,又は本人が容易に知りうる状態においている場合
    • ア)個人データを第三者へ提供すること
    • イ)第三者へ提供する個人データの項目
    • ウ)第三者への提供の手段又は方法
    • エ)本人の求めがあれば,その本人に関する個人データを第三者へ提供することを停止すること

  • (3) 第6条第2号から第5号までのいずれかの場合

2 個人データを第三者へ提供する場合には,当該提供先において,個人データの提供する目的以外での利用,他の者への再提供,複写複製,改ざん,漏えい,盗用等がされないように,個人データの安全管理のために講ずべき措置について提供先と別表1「個人情報保護に係る業務委託契約書」等の合意書を締結するなど,適切な措置を講じなければならない。

(個人データの取扱委託・共同利用)

第8条 前条の規定は,次に掲げる場合には,適用しない。

  • (1) 本学園が外部業者等に対し個人データの全部又は一部の取扱いを委託する場合。ただし,この場合には,当該外部業者等において,委託目的以外での利用,他の者への再提供,複写複製,改ざん,漏えい,盗用等がされないように,個人データの安全管理のために講ずべき措置について定めた別表1「個人情報保護に係る業務委託契約書」等委託契約書の中に明記するなど,適切な措置を講じなければならない。
  • (2) 本学園が特定の者との間で個人データを共同利用する場合。ただし,この場合には,次に掲げる事項を,あらかじめ本人に通知するか,又は本人の容易に知りうる状態におかなければならない。次に掲げる事項を変更した場合も,同様とする。
    • ア)個人データを共同利用すること
    • イ)共同利用する個人データの項目
    • ウ)共同利用する者の範囲
    • エ)共同利用する共通の目的
    • オ)共同利用する個人データの管理責任者の氏名,名称

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第3章 個人データの保管・管理

(個人データ管理責任者)

第9条 本学の副学長(大学・短期大学に関する個人データ)及び法人事務局長(法人に関する個人データ)を個人データ統括管理責任者とする。

2 学部長(学科長),学生部長,図書館長,大学・短期大学事務局長,大学事務部長,法人事務局次長,その他理事長が指名する者を個人データ管理責任者とする。

3 個人データ管理責任者は,各学部(各学科),学生部,図書館,法人事務局,経営企画局,入学支援センター,大学事務局事務部等の各部における個人データを総括的に管理するとともに,個人データの取扱いにつき各部署に所属する職員を監督する。

4 個人データ管理責任者は,個人情報データベースに関し次に掲げる事項を記載したものを一つの簿冊に綴って備え置き,閲覧に供しなければならない。ただし,第5条第4項第1号及び2号に掲げる場合,個人情報データベースが取得後6か月以内に消去することになる情報のみからなる場合,個人情報データベースが専らコンピュータの試験的操作のために利用する場合,その他合理的理由がある場合は除く。

  • (1) 個人情報データベースの名称
  • (2) 個人データの利用目的
  • (3) 個人情報データベースを取り扱う部(科)の名称
  • (4) 個人情報データベースに記録されている項目
  • (5) 個人データの取扱期間
  • (6) その他必要な事項

(個人情報保護委員会)

第10条 本学園の個人情報の保護を適正に行うため,個人情報保護委員会を置く。

2 個人情報保護委員会は,次に掲げる事項について審議する。

  • (1) 個人情報の保護に関する基本的な施策に関する事項
  • (2) 個人データを含むコンピュータシステムの整備,個人データを含む帳簿等の管理など,個人データの適正な管理のための方法・措置に関する事項
  • (3) 個人データの開示,訂正もしくは抹消,利用停止,利用目的の通知の各請求,又は苦情申立がなされたときに,理事長から付議された事項
  • (4) その他個人情報の保護のために必要な事項

3 個人情報保護委員会は,理事長,学長,各学部長(学科長),学生部長,図書館長,大学・短期大学事務局長,大学事務部長,法人事務局長,法人事務局次長,その他本学園の委嘱した者により構成する。

4 個人情報保護委員会の委員長は理事長をもって充て,委員長が招集及び議事を行う。委員長は,必要に応じ関係者を出席させ,意見を聴くことができる。

5 個人情報保護委員会において,コンピュータを用いて管理する個人情報の取扱いについて審議するときは,必要に応じて,各学校に設けられた広島文化学園大学・短期大学システム委員会等の意見を聴くものとする。

6 個人情報保護委員会に関する事務は,法人事務局総務課が行う。

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第4章 個人データの開示等

(個人データの開示)

第11条 本人は,自己に関する個人データの開示を請求することができる。

2 前項による請求は,本学園の定める様式の別表2「個人データ開示請求書」を,事務部総務課に提出して行うものとする。なお,この請求は郵送によっても行うことができる。

3 前項により請求書を提出する場合には,本人確認等のため,次の各号の区別に従い,各号に定める書面を提示又は提出しなければならない。

  • (1) 前項の請求書を本人が事務部総務課に持参して提出する場合・・・学生証,職員証,運転免許証等の身分証明書の提示
  • (2) 前項の請求書を郵送により提出する場合・・・運転免許証の写し及び住民票の提出,又は本学園の認める書面の提出

4 開示請求に係る個人データは,次の各号の一に該当する場合を除き,開示しなければならない。

  • (1) 開示することにより,本人又は第三者の生命,身体,財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
  • (2) 開示することにより,本学園の業務の適正な実施に支障を及ぼすおそれがある場合,又は本学園と国の機関,地方公共団体,その他の団体等との信頼関係を害するおそれがある場合
  • (3) 開示することにより法令に違反することとなる場合

5 本学園理事長は,必要に応じ,開示請求に係る個人データを開示するかどうか等につき,個人情報保護委員会に付議し,又は個人データ管理責任者等から意見を聴くことができる。

6 個人データの開示は,当該個人データの記載されている文書の写しの交付によって行う。個人データがコンピュータ処理用の個人情報データファイルを構成するものである場合は,コンピュータによって出力した帳票の交付をもって行う。ただし,本人の同意があれば,その他の適宜な方法をもって開示することができる。

7 個人データの開示をする場合,別に定める手数料を徴収する。

8 個人データの全部又は一部を開示しない場合は,開示しないことを遅滞なく本人に通知しなければならない。

9 個人データの開示の可否は,請求者に対し,別表3「個人データ開示等可否決定通知書」により行う。

(個人データの訂正又は削除)

第12条 本人は,自己に関する個人データの内容が事実でない場合,その内容の訂正又は削除を請求することができる。この請求は,代理人によってもすることができる。

2 前項の請求は,前条第2項及び第3項に定める手続に準じて行うものとする。

3 第1項の請求を受けた場合,遅滞なく調査を行い,必要な措置を講じ,結果を本人に対し文書で通知しなければならない。この場合,前条第5項を準用する。

(個人データの利用停止)

第13条 本人は,自己に関する個人データが法令もしくは本規則その他の学園の諸規程に違反して取得又は利用されている場合,その利用を停止し,又は適切な措置をとるよう請求することができる。

2 前項の請求については,第11条第2項及び第3項に定める手続に準じて行うものとする。

3 第1項の請求を受けた場合,遅滞なく調査を行い,必要な措置を講じ,結果を本人に対し文書で通知しなければならない。この場合,第11条第5項を準用する。

(個人データの利用目的)

第14条 本人は,自己に関する個人データの利用目的の通知を請求することができる。この請求は,代理人によってもすることができる。

2 前項の請求は,第11条第2項及び第3項に定める手続に準じて行うものとする。

3 第1項の請求を受けた場合,第5条第4項第1号又は第2号に掲げる場合を除き,請求に係る個人データの利用目的を通知しなければならない。開示しない場合には,そのことを遅滞なく本人に通知しなければならない。

4 第1項の請求を受けた場合,第11条第5項を準用する。

(個人データの取扱いに関する苦情申立)

第15条 本人は,自己に関する個人データの取扱いについて苦情申立をすることができる。

2 個人データ管理責任者は第1項の請求を受けた場合,遅滞なく調査を行い,適切に対応し,結果を本人に対し通知するものとする。この場合,第11条第5項を準用する。

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第5章 雑則

(補則)

第16条 本規程に定めのない事項又は本規則の解釈適用は,個人情報の保護に関する法(平成15年法律第57号),その他の関係法令に従う。

(改廃)

第17条 本規程の改廃は,個人情報保護委員会が行う。

附 則

1 この規程は,平成19年1月16日から施行する。

2 この規程は,平成19年4月1日から施行する。(教職員を職員に変更)

3 この規程は,平成25年4月1日から施行する。(一部改正)

4 この規程は,平成27年4月1日から施行する。(一部改正)

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